PENENTUAN LOKASI
Ada tiga hal yang perlu diperhatikan untuk membicarakan Penentuan Pokok=pokok Konvensi, yaitu (1) Penentuan Lokasi (Site), (2) Penentuan Jadwal (Date), dan (3) Penentuan Anggaran Sementara (budget). Dengan kata lain, yaitu membidarakan hal-hal yang menyangkut :
* Di mana kegiatan konvensi itu akan dilakukan.
* Kapankah kegaitan konvensi itu diselenggarakan.
* Berapa besar kira-kira anggaran yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan konvensi itu.
     Sebagai gambaran umum misalnya menyangkut lokasi persidangan. Lokasi penyelenggaraan konvensi hendaknya mudah dicapai dari  dan ke bandara udara, berdekatan dengan hotel-hotel tempat peserta atau delegasi menginap, terletak di pusat kota, dekat dengan kantor/instansi pemerintah, tidak jauh dari pusat perbelanjaan (shopping center), bebas dari kemacatan lalu lintas menuju lokasi penyelenggaraan konvensi.
      Namun dalam perkembangan bisnis industri wisata konvensi dewasa ini persyaratan untuk memilih lokasi konvesi menjadi kompleks. Menjadi komplek karena tuntutan itu tidak selalu dapat dipenuhi. Menyadari hal ini, negeri yang sudah maju dalam penanganan pemilihan lokasi konvensi, sejak tahun 1970-an mulai membangun pusat membangun pusat konvensi yang komprehensif yang diprakarsai oleh walikota yang disetujui oleh badan legislatif kota yangbersangkutan. Untuk memenuhi kebutuhan para peserta konvensi areal pusat konvensi ini dilengkapi dengan teater, auditorium, areal pekan raya, stadion, gedung pameran dan arena untuk berbagi kegaitan (event), seperti sepak bola, tenis, pacuan kuda, balap motor, (sirkuit), demi menampung segala macam kegiatan yang terkait dengan penyelenggaraan konvensi raksasa, baik yang berupa peristiwa (event) kompetisi, hiburan, rekreasi maupun pameran, kontes, peragaan (show) dan sebagainya. di suatu areal yang komprehensif dan kompak. Paling tidak, pusat konvensi diharapkan dapat membantu hotel-hotel, restoran-restoran, pusat-pusat perbelanjaan, hiburan, dan atraksi yang berlokasi berdekatan atau tidak jauh dari pusat konvensi atau balai sidang umum yang bersangkutan.
      Bagi perancang penyelenggaraan konvensi (convention planner), persyaratan kebutuhan, peralatan serta kelengkapan lokasi maupun tempat diselenggarakannya suatu konvensi sesungguhnya meliputi ruang lingkup yang sangat luas. Tidak saja dalam wujud fisik bangunan pusat konvensi, balai sidang atau hotel besar yang komprehensif seperti disebutkan di atas, melainkan juga meliputi hal-hal yang lebih luas lagi, terutama perangkat keras berupa perlengkapan sekretariat, peralatan persidangan, perangkat dan dekorasi ruang sidang, sistem suara dan lampu, perlengakapan presentasi pembicara, proyektor dan layar, audio-visual dan sebagainya yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan suatu konvensi modern. Juga sangat penting adanya perangkat lunak atau sumber daya manusia jasa pelayanan yang profesional dalam bidangnya masing-masing.
       Para perancang konvensi harus mengetahui sifat (jenis) persidangan konvensi )lokal, daerah, nasional, regional, internasional), ukuran keci-besarnya konvensi menurut jumlah yang hadir, siapa-siapa yang akan menyelenggarakan konvensi (partai politik, organisasi sosial, instansi pemerintah, asosiasi profesi, perserikatan buruh, organisasi sosial, instansi perusahaan atau korporasi, independen, dan sebagainya).
       Selain itu, sangat penting bagi para perancang konvensi untuk mengetahui keinginan yang punya gawe (yang hesruise ship). Bila diadakan di sebuah hotel, muncul pilihan dan alternatif, yaitu di hotel pusat kota (inner-city hotel), hotel bandara (airport hotel), hotel resort, hotel di pinggiran kota (suburban hotel).

ndak menyelenggarakan konvensi) terutama mengenai tempat : pusat konvensi, balai sidang atau yang lain? Dalam kesempatan ini terbukalah kemungkinan untuk diselenggarakan di sebuah hotel atau di atas kapal pesiar (

       Dewasa ini yang merupakan titik perhatian paling menonjol bagi perancang penyelenggaraan konvensi ialah mendeteksi :
* Siapa-siapa yang akan menghadiri sidang konvensi ini.
* Berapa jumlah mereka yang merupakan tokoh yang hadir.
* Program-program khusus apa saja yang mereka hendak lakukan.
* Kebutuhan fisik spesial apa saja yang mereka butuhkan untuk program-program itu.
* Berapa lama sidang-sidang umum dan seksi akan berlangsung.
* Kualitas dan jumlah kamar hotel, macam apa dan berapa banyak yang dibutuhkan.
* Kualitas dan jumlah makanan dan minuman, yang bagaimana dan macam apa.
* Rekreaasi dan hiburan jenis apa dan kualitas yang bagaimana.
* Prestise dan citra konvensi yang bagaimana yang dikehendaki.
* Kualitas jasa pelayanan yang bagaimana yang sangat didambakan yang menunjukkan prestise dan citra. Khususnya bagi kelompok Incentive Trips & Meetings, harus peka terhadap cita-cita dan tujuan utama dari konvensi yang diselenggarakan oleh organisasi korporasi ?
* Paling akhir adalah pilihan lokasi dan peninjauan ke lokasi (site selection & site inspection)
Sumber : Wisata Konvensi (Potensi Gede Bisnis Besar), Nyoman S Pendit,
     
     
Categories: Artikel

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *